Microsoft Wordで論文・レポートを書く２
目次
1. 文字数のカウントとスペルチェック
2. 表の作成
3. 文献を付ける
4. 画像を貼り付ける
5. その他の機能
文字数のカウントとスペルチェック
文字数のカウント
- 書いた文章に何文字含まれているかを調べるにはツールメニューで文字カウントを選ぶ。
- 文章全体の文字数および単語数をカウントする。段落数や行数もカウントされる。
- 文章の一部分を選択してその範囲だけをカウントすることができる。
- 英語の場合には単語数が、日本語の場合には文字数が投稿するジャーナルによって決められていることが多いのこの機能は便利である。
スペルチェック
- 英語の単語のスペルが正しいかを辞書を参照してチェックすることができる。
- ツールメニューまず、その他の構成ツール→言語の選択を選んで、適切な英語を選び、OKボタンをクリックする。
- 英国英語と米国英語でスペルが違う場合があるので文章全体でどちらかに統一する。
- 次にツールメニューから文章校正を選ぶとスペルチェックが始まり、辞書にない単語が見つかると赤字で表示され、辞書に似たような単語がある場合にはその一覧が下に候補として表示される。
- 候補から適切な単語を選んで修正ボタンをクリックすると本文のその単語がそれに置き換えられる。自分で書き直して置き換えることもできる。
- また辞書にない単語で辞書に追加しておくと以後スペルチェックにはひっかからなくなる。
- 無視するとそのスペルのままで変更しない。すべて無視をクリックするとその文書全体にわたって同じスペルの単語は辞書にない場合でも無視する。
- デフォルトでは自動スペルチェックがオンになっているので、文書を入力中にスペルチェックが行われ辞書に無いスペルの場合には単語の下に赤い波形の下線が表示される。
- その単語の上にポインターを置き右クリックすると候補の単語があれば表示されるので、正しい単語を選択して置き換えることができる。
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表の作成
- 表を作成するには罫線を引いて作る方法と罫線メニューから文字列を表にするを使う方法がある。
- 文字列を表にする機能を使うのが一番簡単で科学論文に必要な表はこれでほとんど足りる。
表の作り方
- 表は、表のタイトルを一行目に書く。
- 次の行に表の各項目名を書く。項目名を書く際には書く項目名の間をタブで区切る。
- 一列目は縦の項目名になるので一行目の一語目は空白にする場合もある。その次の行の一語目は縦の項目名、そしてタブで区切って一行目に書いた項目名に対応するデータを書き込む。必要な行数分同じように書いて行く。
- 書き終わったら、表にしたい一行目の一字目から最後の行の最後の字までを選択する。
- 罫線メニューから文字列を表にするを選ぶ。列数などのデータが表示されるので、その画面でオートファーマットのボタンをクリックする。
- 何種類もの表形式のリストから適当な形式を選び、OKボタンを押す。
- 自動的に表が作成される。
- 一度表にしたものを元に戻すこともできる。表の部分を選択して文字列に戻すを選ぶ。
- 列の幅を変えたい場合には縦線の上にカーソルを持っていくとカーソルの形が変わるのでそこでクリックしてボタンを押さえたまま位置を左右にずらすと幅を変えることができる。
- 表が大きい場合に右のマージンを超えて広げても印刷した場合にカットされてしまうのでマージンの中に収めるようにする。
- 大きすぎる場合にはフォントサイズを小さくして、表全体を小さくする。
- それでも収まりきらない場合には別に新規ファイルを作って用紙サイズで印刷の向きを横に設定して横向きで書くことができる。
- 罫線を引いて表を作る場合には、まず罫線メニューで罫線を引くを選び罫線を引くのに必要なツールボタンを左側に表示させておく。
- 範囲を選択して上のバー、下のバー、左右のバー、中の区切りなどを選ぶと選んだ範囲に対してそれぞれの罫線が引かれる。線の太さを変えたり、色を付けたりすることが出来る。
- 科学論文の場合には表の上にはタイトル、下には表の説明を必要に応じて書く。
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文献を付ける
- 引用文献は本文中には出てくる順に番号を上付き文字で書き入れ、その文献の著者名、論文のタイトル、ジャーナル、年度、巻、最初のページと最後のページ、を巻末に番号順に並べて書く。
- 脚注の機能を使うと、番号を自動的に振り、巻末に配置する作業を自動的に行うことができる。
- この機能を用いると文章の一部を削除したり、位置を変えたり、しても番号と文献の順序は自動的に更新され、後で文献を追加しても自動的に並べ替えが行われる。
脚注の付け方
- 挿入メニューから脚注を選ぶ。挿入で文末脚注をチェックする。
- 連続番号は自動脚注番号をチェック。
- オプションを選び、文末脚注をクリックする。
- オプションで配置をセクションの最後、番号形式を半角のアラビア数字、開始番号を1、連続番号を連続に設定し、OKをクリックする。
- 脚注と文末脚注の画面に戻るので、確認の上OKボタンをクリックする。
- 自動的に番号が振られ文献を書き込むフィールドが現れるのでここに書き込み、閉じる。
- 以後カーソルを目的の位置に置き挿入メニューから脚注を選んで文末脚注がチェックされていることを確認してOKボタンを押すと文献を書き込むフィールドが出てくるので書き込む作業をすればあとは自動的にやってくれる。
- セクションの最後というのは論文を書く際に本文を一つのセクションとして謝辞の後に挿入メニューで段区切りを入れるとそこがセクションの最後になる。そうしておくとその後に文献が続くようになり、次のセクションに表や図の説明などを続けて書くことができる。
- 表示で標準になっている場合には文献の部分は表示されないが、レイアウト表示にすると表示される。
- セクションを区切るには区切る位置にカーソルを置き、挿入メニューから改ページを選びセクションの区切りで次のページから開始をチェックしてOKボタンをクリックする。
- これによってその位置がセクションの最後になり、ページの途中であっても次のページから次のセクションが始まるようになり、巻末の文献はその後ろに付けられる。
- セクションの区切りを取り消したい場合にはセクションの区切りの次の行の行頭にカーソルを置きBack
spaceキーを押す。
- また、カーソルの位置から新しいページを始めたい場合には改ページの画面で改ページを選択してOKボタンをクリックする。文章がページの半ばで次の文章は新しいページから始めたい場合にはこの方法を使う。
- 文献を削除するのは本文中の文献番号を選択すると文献の中身が表示されるので確認の上、Back
SpaceキーかDeleteキーを押す。
- 文献の内容を変更したい場合には本文中の文献番号を選択して反転させ文献の中身を表示させてそこを書き換える。
- 文献の挿入位置を変更したい場合には本文中の文献番号を選択して反転させカットして挿入したい位置にカーソルを置いてペーストすればよい。
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画像を貼り付ける
- 画像を文章中に貼り付けることができる。
- 画像にはファイルがbmp（ビットマップ）形式、JPEG形式、GIF形式のものがあるが、いずれの画像も貼り付けることができる。
- この場合には他のソフトウェアであらかじめ画像ファイルを用意しておく。
- 挿入メニューから図→ファイルからを選んで、貼り付けるファイルを開く。
- また、クリップアートとして用意されている画像から選択して貼り付けることも出来る。
- Excelで作成したグラフを貼り付ける場合もExcelでグラフを作成しながらクリップボード経由で貼り付けることができる。
- グラフはExcelの元データのファイルとは別に保存しておくべきである。
- この場合、グラフはエクセルの元データを変更すると、それがグラフに反映するようにリンクすることも可能である。
- MS Word自体にも絵を描いたり、グラフを作成したり、飾り文字機能があるが簡単なものであればこれを使うこともできる。
- 挿入メニューからオートシェイプ、ワードアート、グラフを選ぶとPowerPointの場合と同じ画面が出てくる。オートシェイプの中にはフリーハンドで絵を描くツールもある。PowerPointでプレゼンテーションを作成２を参照のこと。
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その他の機能
以上論文を書く際に必要な機能について述べてきたが、MS Wordにはその他まだまだ多くの機能がある。印刷することを前提にしないでMS
Wordのファイルをやりとりするのであればオブジェクトの挿入を利用するとPowerPointのスライド文中に張り込んだり、音声のファイルを張り込んだりが可能である。
ここに述べた基礎をマスターしたらレポートを実際に書いてみよう。
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