Microsoft Wordで論文・レポートを書く１

科学論文の構成

科学論文は日本語でも英語でもほぼ同じ構成である。

タイトル・ページ
要旨（Abstract）
はじめに（Introduction）
対象と方法（Materials and Methods）
成績（Results）
考按（Discussion）
謝辞（Acknowledgment）
文献（References）
表（Table）
図の説明（Figure Legend）

３から6までが本文となり、それぞれの部分はいくつかのパラグラフ（文節）から構成されている。パラグラフは一つの見出しで説明できるような内容にする。
タイトルページは論文のタイトル、著者名、所属、連絡先住所、電話番号、（Fax番号）、電子メールアドレス、短いタイトル、キーワード、研究費の出所などを記載する。
文献は本文中に出てくる順で番号を付けて並べる。本文中には上付き文字で数字を書く。

論文を書く手順

データをそろえる。
構想を練る。
アウトラインを考える。（見出しを並べて全体の構成を練る。）
それぞれの見出しHeadingの内容を書く。
文章を磨き上げる。

WordなどのWord Processor Programで出来ること

削除、追加、移動など訂正が容易にできる。
いろいろな文字種（フォント）でいろいろな大きさの文字や上付き文字、下付き文字などを使うことができる。
行間を容易に変更できる。
文献番号を自動的に付けることができる。
表を簡単に作れる。
図を描いたり、他のソフトで作った図や絵、スキャンした写真などを貼り込むことができる。
2段組にしたりレイアウトを変えられる。

新しい文書の作成と保存

新しい文書の作成

Microsoft Wordを起動し、ファイルメニューから新規作成を選ぶか上左の白紙の文書のアイコンをクリックする。
白紙の文書のアイコンをクリックすると白紙の文書が開かれる。
- 新規作成メニューを選ぶといろいろなタイプの文書を選択する画面が出るが、通常は新しい文書のアイコンが選択する。
- テンプレートかドキュメントかは、ドキュメントを選択して、OKボタンをクリックする。
  - テンプレートは同じ形式で何回も文書を作成するような場合にその雛形のこと。テンプレートとして保存しておけばそれを開いて必要な部分を書き込んだり手直しして文書を作成することができる。
  - 例えば、原稿用紙に書き込む文書を作成したい場合には論文報告書を選んで、原稿用紙ウィザードを選択して、OKボタンをクリックする。400字詰めの原稿用紙のイメージが現われ、桝目に書き込んで行く事が出来る。
白紙の文書が開かれるのでそこに書き込んで行く。

終了と文書の保存

終了したらファイルメニューから上書き保存を選び、ファイルを保存するディレクトリーを選ぶ。
- 初めての保存の場合は上書き保存を、既に保存済みのファイルを別のファイル名で保存する場合には名前を付けて保存を選ぶ。
普通はMy Documentsフォルダー（ディレクトリー）の中に適当なフォルダーを作成して、そこに保存する。
- 新しいフォルダーを作には保存場所の右の方に三つ並んでいるフォルダーアイコンの一番右のものをクリックして名前を付けてOKボタンをクリックするとその時開かれているディレクトリーの中に新しいフォルダーが作られる。
ファイル名を入力する。文書名を適当につけて保存ボタンをクリックする。
- もしファイル名を拡張子も表示する設定にしてあるとデフォルトとして文書の一行目に".doc"という拡張子が付いている。
- 同じフォルダー内には同じ名称のファイルは一つしか保存できない。
- 同じ名称のファイルが既にある場合に上書き保存すると、前のファイルの内容が新しく保存したファイルに置き換えられてしまい、前のファイルの内容は失われてしまう。
- ファイル名が異なれば同じ内容のファイルでもいくつも保存できる。
- ファイルタイプを前のバージョンのタイプにしたりすることも出来るので、他の人にファイルを渡す場合には相手が古いバージョンのWordしか持っていないようなときにはそれにあわせて保存することも必要になる。
- ファイルタイプをテキストとして保存すると文字の属性などのデータは保持されないが、小さなファイルとなり他のワープロソフトでも開くことができるファイルになり、いちばん汎用性がある。しかし、文書の形式などの情報は失われることに注意。

一度保存した文書を開くには

MS Wordを起動して、ファイルメニューで開くを選ぶか、左上の2番目の文書を開くアイコンをクリックする。
文書をディレクトリーの中で探して選択して開くボタンをクリックする。ファイル名をダブルクリックしても良い。
- ファイルの種類の設定により表示されるファイルが異なる。ファイル名を検索フィールドに入力して検索することもできる。
もう一つの方法はデスクトップ上あるいはExplorerで開きたい文書ファイルを選択してダブルクリックするか右クリックして開くを選択する。（この方法はすべてのアプリケーションで通用する）。

一度保存した文書の保存

開いたファイルをファイルメニューから上書き保存すると元のファイルに上書きされ内容が更新される。
名前を付けて保存を選ぶと名前を書き換えて別のファイルとして好きなフォルダー保存し直すことができる。
テキストファイルなど別のファイルタイプとして同じ内容のものを保存し直すこともできる。
別のファイルとして保存した場合には、元のファイルはそのまま残る。

表示の変更

表示メニューで標準を選択した場合

文書が縦につながった形式で表示されページの区切りが点線で表示される。文書の入力の際はこのモードで行い、後で、ページレイアウトで印刷時のレイアウトを確認することが出来る。

表示メニューでアウトラインを選択した場合

論文のアウトラインを考える場合にはこのモードで書いて行くと便利である。
- 改行で区切られた文が一つの単位になっており、それらを選択してドラグすることによって自由に前後関係を変えることができる。
- タブキー（左右を向いた矢印が描いてあるキー）で文頭を移動させるとその上の文の下のSubheadingとして扱われる。この場合Headingを移動させるとブロックとして移動させることができる。
- Headingのプラス記号をダブルクリックするとそれ以下のSubheadingを隠蔽したり表示したりを切り替えることができる。
- Subheadingを右に移動させるのはタブキーであるが、左に移動させるにはその行にカーソルを置いてシフトキーを押しながらタブキーを押す。
- ツールバーに矢印のボタン、プラス・マイナス、数字のボタンが並んでいるが、矢印ボタンでHeadingの移動、プラス・マイナスボタンで展開、折り畳み（隠蔽）、矢印ボタンでどのレベルまでを表示するか指定することができる。
アウトラインモードは論文の構成を練るのに適している。

表示メニューでページレイアウトを選択した場合

印刷した場合にどうなるかを示したのがページレイアウトである。ページの切れ目もわかりやすい。
ズーム機能でページ全体を縮小して表示したりすることによってレイアウトを確認することができる。
- ズーム機能を使うにはツールバーの左上にある縮小拡大の％を変える。％変えることで画面上での表示の大きさを変えられる。これはどの表示モードでも有効である。

文字種の設定

フォント

書式メニューで文字を選び、フォントを好みのものに設定することができる。
- カーソルの置かれている位置から新たに入力される文字に適用される。
- すでに書かれている文字を変えたい場合には範囲を選択して同様にフォントを設定する。
- 全文書のフォントを変えたい場合には編集メニューですべてを選択を選んで反転させてから同様の操作を行う。
- フォントの大きさも書式メニューで文字から設定できる。

文字種

太字、イタリック、下線などは表示メニューのツールバーの各アイコンをチェックすることで操作できる。
フォントの場合もツールバーから上記のと同じような操作をすることができる。
書式メニューから文字を選んで上付き文字、下付き文字などへの変更も同じ操作でできる。文字の色も変えることが出来る。
フォント、文字種は変更したい範囲を選択して、上記の操作を行うことで一部の文字だけを変更することができる。
最初に文字属性を設定してから書き出すと以後その属性が適用される。

行間の設定

行間の設定は書式メニューから段落を選択して行う。
段落の画面ではインデント(章・節の一行目の頭の字下げ)、段落前と後の間隔の設定、行間の設定ができる。
- 通常は行間が最小に設定されているが、英語の論文の場合には最終的には2行間隔（Double space）で書き、英語の手紙の場合には1行間隔（Single space）で書く。
- 日本語の論文の場合、原稿用紙に準じて原稿を書くことが最近ではほとんどないので、これらの機能を使うことが有効であり、解りやすい論文にすることができる。
- 行間の設定は普通論文を書く際には最小のままにして行い、最後にすべてを選択して設定し直すほうが便利である。
- インデントというのはパラグラフ（リターンで区切られた単位[章・節]）の最初の文字を右にどれくらい引っ込めるかという設定である。必要に応じて設定する。日本語の場合には1文字、英語の場合には5文字インデントすることが多い。
- 段落の設定の画面で、配置は普通両端揃えとする。
- 手紙や通知などである行を右側に寄せたいばあにはその行にカーソルを置きツールバーの書式設定で右揃えをクリックするとできる。ツールバーにも文字の配置を設定するボタンがあるのでこれを使っても良い。
- 文章の節など、ブロックとして右に引っ込めたい場合にはツールバーにあるインデントボタン（右向き矢印）を使う。左に戻したい場合には左向き矢印のボタンを使う。

タブの設定

タブは普通は文字列の最初の文字が一定の間隔で並ぶようにするものである。表のように文字を並べたい場合に便利である。書式メニューのタブでその間隔を設定することができる。
- 文字列を入力しタブキーを押すと次の位置へカーソルが移動するので次の文字列を入力する。順次この操作を繰り返して行末でリターンキー（Enter Key）を押して次の行を書く。
- それぞれの文字列の左の文字であわせるか、中央であわせるか、右の文字であわせるかなどを書式メニューのタブとリーダーで設定することができる。また、数字の表のような場合には小数点であわせることも出来る。
- タブは後程述べる表の作成の際にも使用する。